Comisión de cuentas de la iglesia: cómo revisar las cuentas
La comisión de cuentas es el grupo de miembros que revisa las cuentas de la tesorería antes de que lleguen a la asamblea. En algunas iglesias se llama comisión revisora de cuentas. No hace falta saber contabilidad. Hace falta método, tiempo y los documentos correctos. Esta guía es para quien fue elegido para la comisión y quiere saber por dónde empezar.
Para qué sirve la comisión de cuentas
Su papel exacto está en los estatutos de la iglesia, y vale la pena leerlos antes de la primera reunión. En general, la comisión revisa que lo registrado haya ocurrido de verdad, que cada gasto tenga comprobante y que el dinero se haya usado como la iglesia decidió.
La revisión protege al tesorero tanto como a la iglesia. Unas cuentas revisadas despejan las dudas antes de que se conviertan en comentarios de pasillo.
Qué pedir a la tesorería
- El informe del periodo, con ingresos y gastos por categoría.
- El extracto de cada cuenta bancaria, del primer al último día.
- El recuento de la caja al final del periodo.
- Las actas del recuento de las ofrendas de cada culto.
- Las facturas y los recibos de cada gasto.
- Las decisiones de la iglesia o de la junta que autorizaron los gastos más grandes.
Paso a paso de la revisión
- Saldo inicial: ¿es igual al saldo final del periodo anterior, ya aprobado?
- Saldo final: ¿el de cada cuenta coincide con el extracto del banco y con el recuento de la caja?
- Ingresos: ¿la suma de las actas de los cultos coincide con lo que entró en la caja y en el banco?
- Gastos: elige algunos, o todos si son pocos, y busca el comprobante de cada uno. Importe, fecha y destinatario tienen que coincidir.
- Categorías: ¿cada gasto está en su lugar? Un equipo de sonido registrado como mantenimiento distorsiona el informe.
- Gastos grandes: ¿tuvieron la aprobación que piden los estatutos?
- Gastos sin comprobante: ¿están en una lista, cada uno con su explicación?
Señales que piden una pregunta
Ninguna prueba un error. Solo pide una explicación.
- Pagos en efectivo sin un recibo firmado por quien cobró.
- Importes redondos y repetidos, sin descripción.
- Traspasos entre caja y banco que aparecen en un lado y no en el otro.
- Ofrendas registradas mucho después del culto.
- Movimientos borrados o corregidos sin explicación.
- Dinero de la iglesia en una cuenta personal, aunque sea por pocos días.
El informe para la asamblea
Al terminar la revisión, la comisión escribe un informe breve: el periodo revisado, lo que se examinó, lo que se encontró y la recomendación, de aprobar las cuentas o de aprobarlas con salvedades. Quienes revisaron lo firman.
Si hay una salvedad, di cuál es y qué hará la tesorería para resolverla.
Cómo te ayuda Atrium
En Atrium, la tesorería genera el dosier del mes: un PDF con todos los registros y el comprobante de cada uno, en un solo archivo. La comisión revisa el mes entero sin carpetas de papeles. El informe sale en Excel y PDF, por categoría y por cuenta, cada acta del culto guarda la hoja firmada y cada cambio en un movimiento queda en el historial.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede formar parte de la comisión de cuentas?
Quien indiquen los estatutos. En general, miembros que no manejan el dinero de la iglesia y no son familiares cercanos de quien lo maneja.
¿La comisión tiene que revisar todos los comprobantes?
En una iglesia pequeña se pueden revisar todos. En una más grande, revisa todos los gastos grandes y una muestra de los demás, elegida por la propia comisión, no por la tesorería.
¿Y si la comisión encuentra un error?
Pide una explicación a la tesorería antes de sacar conclusiones. Un error de registro se corrige con un nuevo movimiento, dejando el historial. Si no hay explicación, el informe lleva la salvedad para que decida la asamblea.