Consentimiento RGPD para el registro de miembros

El documento que el miembro firma para autorizar a la iglesia a guardar sus datos en el registro. Explica, en lenguaje sencillo, qué guarda la iglesia, para qué, durante cuánto tiempo y cómo pedir una copia o la eliminación.

Descargar en Word (.docx)

Gratis y sin registro. Se abre en Word, LibreOffice, Pages y Documentos de Google.

Esta plantilla es un punto de partida y no es asesoramiento jurídico. Revisa el texto con la dirección de la iglesia, a ser posible con un jurista, y adáptalo a los datos que la iglesia guarda de verdad y al uso que hace de ellos.

Consentimiento para el registro de miembros

Quién es responsable de tus datos

[Nombre de la iglesia], NIF [número], con domicilio en [dirección]. Para cualquier asunto sobre tus datos, habla con [nombre o función] en el correo [correo electrónico] o en el teléfono [teléfono].

Qué datos guardamos

Identificación y contacto: nombre, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo electrónico.
Familia: cónyuge e hijos que también forman parte de la iglesia.
Vida en la iglesia: fecha de ingreso, fecha y lugar del bautismo y ministerios en los que sirves.

Figurar en el registro de una iglesia revela una convicción religiosa. Por eso la ley protege estos datos de forma especial (artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos, el RGPD), y la iglesia te pide tu consentimiento explícito.

Para qué los usamos

Mantener el registro de miembros de la iglesia.
Comunicarnos contigo sobre la vida de la iglesia, como avisos y convocatorias de asamblea.
Emitir las cartas y constancias que nos pidas.

No vendemos ni cedemos tus datos a nadie fuera de la iglesia sin tu autorización, salvo cuando la ley lo exija. Los datos se guardan en [dónde: archivo en papel bajo llave, programa que usa la iglesia y país de sus servidores], y solo tienen acceso [quién: por ejemplo, el pastor y la secretaría].

Durante cuánto tiempo

Mientras formes parte de la iglesia. Si te vas, eliminamos tus datos en un plazo de [plazo que fije la iglesia], y conservamos solo lo necesario para el registro histórico de la iglesia: [por ejemplo, nombre y fechas de ingreso, bautismo y salida].

Tus derechos

Puedes pedir en cualquier momento el acceso a tus datos, su rectificación o supresión, la limitación de su tratamiento y su portabilidad, y puedes oponerte a un uso. También puedes retirar este consentimiento cuando quieras, con la misma facilidad con que lo diste: lo hecho antes sigue siendo válido. Si crees que tus datos no se han tratado bien, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos: [en España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es; en Portugal, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), www.cnpd.pt].

Autorización

Marca lo que autorizas. Las casillas son independientes: puedes aceptar la primera y rechazar las demás.

Autorizo a [nombre de la iglesia] a guardar y usar mis datos de arriba, incluidos los que revelan mi vínculo con la iglesia, para el registro de miembros y para comunicarse conmigo sobre la vida de la iglesia.

Acepto recibir mensajes ocasionales de la iglesia por correo electrónico o WhatsApp, como avisos de actividades y la felicitación de cumpleaños. (opcional)

Autorizo la publicación de fotos y vídeos en los que aparezca, en la web y en las redes sociales de la iglesia. (opcional)

Nombre completo

Fecha

Firma

Si la persona tiene menos de 18 años, firma también su padre, madre o tutor:

Nombre del padre, la madre o el tutor

Firma del padre, la madre o el tutor

Para qué sirve

Según el RGPD, los datos que muestran el vínculo de una persona con una iglesia son de categoría especial (artículo 9). Para tratarlos, la iglesia necesita una de las excepciones que prevé la ley. Esta plantilla usa la más clara: el consentimiento explícito de la persona, por escrito.

Hay otra excepción posible para las organizaciones religiosas sin ánimo de lucro, respecto de sus miembros (artículo 9.2.d). Cuál se aplica a tu iglesia es una buena pregunta para un jurista.

Cada autorización tiene su casilla. El registro es una cosa; recibir mensajes y aparecer en fotos en las redes sociales son otras, y la persona puede aceptar una y rechazar otra.

Cómo rellenarla

Rellena los datos de la iglesia y el contacto de quien responde de los datos.
Ajusta la lista de datos a lo que la iglesia guarda de verdad. Si no usas un dato, quítalo de la lista y del registro.
Escribe dónde se guardan los datos y quién tiene acceso, y fija el plazo para eliminar los datos de quien se va.
En el apartado de derechos, deja la autoridad de protección de datos del país de la iglesia y borra la otra.
Borra la nota de arriba, imprímelo y entrégalo junto con la ficha de registro.
Guarda el documento firmado y anota en el registro la fecha y la forma del consentimiento.
Si la persona retira el consentimiento, deja de usar sus datos y elimina lo que no haga falta conservar.

Precauciones

El consentimiento solo vale si es libre: nadie deja de ser miembro por no aceptar fotos o mensajes.
Las casillas vienen sin marcar. La persona marca lo que autoriza.
Para menores de 18 años, firma también el padre, la madre o el tutor. En España, desde los 14 años el menor puede dar su consentimiento por sí mismo (LOPDGDD): la firma de los padres hasta los 18 es una precaución de más.
Guarda los documentos firmados bajo llave, o escaneados en un sistema con acceso restringido.

Para saber más, lee la guía RGPD para iglesias: guía práctica para la secretaría.

Preguntas frecuentes

¿La iglesia está obligada a pedir el consentimiento?

La iglesia necesita una base legal para guardar datos religiosos. El consentimiento explícito es la más sencilla de demostrar, y es la que usa esta plantilla. Hay otra posible para los miembros de organizaciones religiosas: confirma con un jurista cuál vale para tu iglesia.

¿Los que ya están en el registro tienen que firmar?

Si la iglesia va a usar el consentimiento como base, sí. Aprovecha la próxima asamblea o la actualización del registro para recoger las firmas.

¿Dónde se reclama si los datos se usan mal?

Ante la autoridad de protección de datos del país: en España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD); en Portugal, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). En otro país de la Unión Europea, la autoridad de ese país: cámbiala en el texto.